Stammdatenblattführung
Vorgaben zur Führung und Pflege der Schülerstammdatenblätter sowie zur Dokumentation von Leistungsnachweisen.
Fokus & Intention
Ziel & Zweck
Ziel ist eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation des Schullaufbahn-Verlaufs sowie die Sicherstellung aktueller Kontaktdaten für Notfälle und die Betreuung.
Zuständigkeiten
Beteiligte Rollen
Jährlicher Zyklus
Vom Schuljahresbeginn bis zur Archivierung
Schritt für Schritt
Ablaufplan
Schuljahresbeginn: Aktualitäts-Check
- Aktives Abgleichen der Schülerdaten (Wohnort, Mail, Ausbilder)
- Prüfung der Betriebskontaktdaten (bei Berufsschülern)
- Handzeichen der Eltern/Schüler auf dem Blatt zur Bestätigung
- Vermerk des Prüfdatums auf dem Stammdatenblatt
Laufende Pflege & Änderungen
- Unverzügliche Aktualisierung bei Änderungen (Umzug, Namenswechsel)
- Betriebswechsel sofort dokumentieren
- Systemabgleich (Schulverwaltungssoftware) sicherstellen
- Dokumentation von Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen
Schuljahresende: Zeugnis-Dokumentation
Gilt primär für Berufsschulklassen:
- Unterschrift des Jahreszeugnisses durch die Klassenlehrkraft
- Kopie des Zeugnisses erstellen
- Zeugniskopie fest mit dem Stammdatenblatt verbinden (Heften)
- Verbleib des Stammdatenblatts in der Schülerakte prüfen
Sichere Aufbewahrung & Archivierung
- Aufbewahrung in verschlossenen Schränken (Datenschutz)
- Rückgabe an das Schülerbüro bei Klassenabgabe oder Schulwechsel
- Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 100 NSchG)
Wichtiger Hinweis
Für Berufsschulklassen gilt ab sofort:
"Alle Jahreszeugnisse müssen nach der Unterschrift in Kopie an das Stammdatenblatt angeheftet werden."
Dies dient der lückenlosen Nachweisbarkeit des Leistungsstandes bei Betriebswechseln oder vorzeitigen Prüfungszulassungen.
Verwandte Themen
Archivierungspflicht
Stammdatenblätter sind nach dem Verlassen der Schule für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. In dieser Zeit müssen sie jederzeit für Auskünfte (z.B. Rentenanfragen oder Ersatzzeugnisse) zugänglich sein.